Torsten Pinter vom Hotel & Conference Center Sempachersee über AV-Technik, interaktive Displays und Event-Apps im modernen Kongresshotel

Torsten Pinter, General Manager des Hauses, bringt es auf den Punkt: Veranstaltungstechnik ist kein Luxus mehr, sondern Grundvoraussetzung. Wer als Kongresshotel ernst genommen werden will, muss die Infrastruktur liefern, die Veranstalter brauchen. Und das bedeutet heute: zuverlässige AV-Technik, interaktive Möglichkeiten und digitale Tools, die den Teilnehmenden den Alltag erleichtern. Das Hotel mit seinen über 40 Tagungsräumen und einem Auditorium für bis zu 800 Personen hat in den letzten Jahren erheblich in genau diese Bereiche investiert.

AV-Technik als Rückgrat jeder Veranstaltung

AV-Technik, also Audio- und Videotechnik, ist das Rückgrat jeder grösseren Veranstaltung. Moderne Beschallungsanlagen, die den Ton gleichmässig im Raum verteilen, hochauflösende Projektionsflächen und Videowände: Was früher als besonderes Highlight galt, ist heute Standard in einem gut aufgestellten Kongresshotel. Aber Standard bedeutet nicht, dass hier keine Sorgfalt gefragt wäre. Ganz im Gegenteil. Eine Beschallungsanlage, die in einem kleinen Seminarraum für 20 Personen funktioniert, ist nicht dieselbe, die ein Auditorium mit mehreren Hundert Zuhörenden zuverlässig bespielt. Die Anforderungen unterscheiden sich erheblich, und wer nicht in die richtige Infrastruktur investiert, merkt das spätestens dann, wenn der erste Redner ans Mikrofon tritt.

Pinter weist darauf hin, dass das Hotel für die hausinterne Anlage über eigene Techniker verfügt. Bei komplexeren Anlässen, etwa mit Live-Bands oder professionellen DJ-Auftritten, arbeitet das Hotel eng mit dem Technikpartner Villiger Akustik zusammen. Diese Kombination aus eigenem Know-how und externer Expertise ist kein Zufall, sondern eine bewusste Strategie. Nicht jeder Anlass braucht dasselbe, und wer flexibel aufgestellt ist, kann auch auf unterschiedliche Kundenwünsche eingehen. Veranstalter schätzen es, wenn sie nicht selbst einen externen Techniker organisieren müssen, sondern auf ein eingespieltes Netzwerk zurückgreifen können, das die Räumlichkeiten bereits kennt.

Interaktive Displays verändern die Dynamik im Raum

Interaktive Displays verändern die Art, wie Teilnehmende an Veranstaltungen teilnehmen. Touchscreens in Lobbybereichen, digitale Raumschilder und interaktive Whiteboards in Seminarräumen ersetzen nach und nach die klassischen Flipcharts und statischen Präsentationen. Der Vorteil liegt nicht nur in der Optik. Interaktive Elemente ermöglichen echte Beteiligung. Abstimmungen in Echtzeit, kollaboratives Arbeiten an digitalen Dokumenten während eines Workshops, visuelle Zusammenfassungen, die direkt auf dem Screen entstehen: Das sind keine Spielereien, sondern handfeste Werkzeuge, die den Erkenntnistransfer verbessern.

Man kann sich das so vorstellen wie den Unterschied zwischen einem Vortrag und einem Gespräch. Ein klassischer Frontalvortrag mit Folienpräsentation ist wie ein Monolog, bei dem das Publikum zuhört und hofft, dass es am Ende noch genug Energie hat, um Fragen zu stellen. Interaktive Formate hingegen machen die Teilnehmenden zu Mitgestaltern. Sie stimmen ab, kommentieren, arbeiten gemeinsam an Lösungen. Das verändert die Energie im Raum spürbar und führt dazu, dass Menschen nach einem langen Kongresstag nicht erschöpft, sondern tatsächlich inspiriert nach Hause gehen.

Pinter beschreibt diesen Wandel als einen Prozess, der nicht von heute auf morgen passiert, sondern schrittweise und immer an den tatsächlichen Bedürfnissen der Gäste orientiert. Nicht jedes Hotel muss sofort alles auf den neuesten Stand bringen. Aber wer die Entwicklung ignoriert, läuft Gefahr, hinter den Erwartungen seiner Gäste zurückzubleiben. Und die Erwartungen steigen, weil Teilnehmende aus anderen Bereichen ihres Berufslebens längst gewohnt sind, digital und interaktiv zu arbeiten.

Event-Apps als praktisches Werkzeug für Veranstalter und Teilnehmende

Ein Bereich, der in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen hat, sind Event-Apps. Für Teilnehmende eines mehrtägigen Kongresses ist eine gut gemachte App schlicht praktisch: Programm, Raumplan, Sprecherliste, Networkingfunktion, alles auf dem Smartphone. Für Veranstalter bedeutet das gleichzeitig weniger Papier, weniger organisatorischen Aufwand am Anmeldeschalter und mehr Flexibilität bei kurzfristigen Programmänderungen. Was früher drei Personen am Info-Desk erforderte, lässt sich heute mit einer einzigen Push-Notification lösen.

Pinter sieht hier eine Entwicklung, die sich noch weiter beschleunigen wird. Gerade weil auch das Publikum immer digitaler wird und entsprechende Erwartungen mitbringt. Wer heute eine Veranstaltung für Fachleute aus der Wirtschaft oder der Wissenschaft organisiert, hat es mit einem Publikum zu tun, das im Alltag mit digitalen Tools selbstverständlich umgeht. Eine gedruckte Programmbroschüre, die beim zweiten Programmwechsel schon veraltet ist, wirkt da schnell anachronistisch. Eine App hingegen lässt sich in Echtzeit aktualisieren, kann Teilnehmende gezielt informieren und bietet nebenbei noch die Möglichkeit, Feedback direkt während der Veranstaltung einzuholen.

Hybride Formate als wachsende Anforderung

Hinzu kommt die wachsende Bedeutung hybrider Formate. Kongresse, bei denen ein Teil der Teilnehmenden physisch vor Ort ist und ein anderer Teil per Livestream teilnimmt, stellen eigene technische Anforderungen. Eine gute Kameraführung, sauberes Streaming, verzögerungsfreie Übertragung und interaktive Tools für Remote-Teilnehmende: Das alles muss reibungslos funktionieren, damit sich niemand wie ein Zuschauer zweiter Klasse fühlt. Denn das ist eine der grössten Gefahren beim hybriden Format. Wenn die Personen, die remote zugeschaltet sind, nicht dieselbe Aufmerksamkeit und dieselben Möglichkeiten zur Interaktion erhalten wie jene im Saal, entsteht schnell ein Zweiklassensystem, das dem Veranstaltungsziel schadet.

Pinter rechnet damit, dass hybride Kongresse weiter zunehmen werden, besonders bei kleineren Meetings und preissensiblen Anlässen, wo nicht alle Teilnehmenden anreisen können oder wollen. Das hat auch mit veränderten Arbeitskulturen zu tun. Unternehmen denken heute stärker über Reisekosten und den ökologischen Fussabdruck von Dienstreisen nach. Ein Kongresshotel, das hybride Formate professionell beherrscht, bietet seinen Kunden also nicht nur eine technische Lösung, sondern auch eine Antwort auf strategische Fragen rund um Effizienz und Nachhaltigkeit.

Technik funktioniert nur mit dem richtigen Team dahinter

Was bleibt bei all dem konstant? Der Mensch. Technik kann noch so ausgefeilt sein. Wenn das Team dahinter nicht weiss, wie man sie einsetzt, oder wenn sie im entscheidenden Moment versagt, verliert man das Vertrauen der Gäste schneller, als jede Präsentation aufgebaut ist. Das Hotel Sempachersee setzt deshalb nicht nur auf Infrastruktur, sondern auch auf das Know-how seiner Mitarbeitenden und auf eine klare Kommunikation mit den Veranstaltern im Vorfeld. Was braucht der Anlass? Welche Räume kommen infrage? Welche technischen Wünsche haben Redner und Moderatoren? Diese Fragen werden nicht erst am Tag der Veranstaltung geklärt, sondern lange vorher.

Pinter betont, dass das Conference- und Events-Team des Hauses genau deshalb so früh wie möglich in die Planung eingebunden werden sollte. Die Mitarbeitenden kennen die Räume, wissen um die akustischen Eigenheiten einzelner Säle und können einschätzen, welche Technik für welchen Anlass Sinn ergibt. Das ist ein Vorteil, den man nicht unterschätzen sollte. Denn ein externer Technikdienstleister, der ein Haus zum ersten Mal betritt, braucht immer eine gewisse Eingewöhnungszeit. Wer hingegen auf ein eingespieltes Team setzt, das die Gegebenheiten kennt, hat schon vor dem ersten Gast einen entscheidenden Schritt voraus.

Ein Kongress ist letztlich wie ein Uhrwerk. Am Ende merkt man die Mechanik nicht mehr, man erlebt einfach, dass alles läuft. Und genau das ist das Ziel: Technik, die so gut funktioniert, dass sie unsichtbar wird. Damit die Menschen im Mittelpunkt stehen können und nicht die Frage, ob das Mikrofon auch wirklich eingeschaltet ist.